Inventarisatie voorkeurstijl situationeel activeren
Ieder mens heeft, als het op leidinggeven aan komt, een of meerdere voorkeurstijlen. Dit zijn de stijlen van leidinggeven die je het meest vanzelfsprekend toepast en uit de kast haalt. Deze korte test is bedoeld om jouw voorkeurstijlen in kaart te brengen.
In deze zelftest krijg je twaalf situaties met betrekking tot verzuim voorgelegd, waarbij je – als leidinggevende – betrokken zou kunnen raken. Lees steeds elke situatie met aandacht door; alle gegevens in de beschreven situatie zijn van belang.
Vertaal de situaties tijdens de bestudering in gedachten naar de voor jou vertrouwde praktijk van alle dag. Houd de praktijksituatie bij elk van de twaalf omschreven gevallen goed voor ogen. Denk na over wat je zou doen bij elke situatie en omcirkel de letter (A, B, C of D) voor de oplossing die je gedrag in zo´n situatie het beste of meeste benadert. Er zijn geen goede of foute antwoorden, doel is te inventariseren wat je zou doen.
De test neemt ongeveer 15 minuten in beslag
-1-
Tot nu toe heb je steeds op een gemoedelijke manier gereageerd op ziekmeldingen van je werknemers. Meldingen worden vaak gedaan bij de collega’s in plaats van bij jou. Je vindt het vanzelfsprekend dat niemand voor zijn plezier verzuimt en gaat ervan uit dat werknemers zelf wel kunnen bepalen wanneer ze niet kunnen werken en wanneer wel. Nu blijkt echter dat het aantal ziekmeldingen snel stijgt, vooral het kortdurende verzuim. Drie van de twaalf werknemers van je team hebben zich in zes maanden elk drie keer ziek gemeld. Er wordt ook geklaagd over de werkdruk en de sfeer op de afdeling.
A. Je benadrukt naleving van het verzuimprotocol en de noodzaak de gestelde taken goed uit te voeren. Afwezigheid door ziekte levert hierbij grote problemen op. Je waarschuwt dat je voortaan kort verzuim niet meer (zomaar) te accepteert.
B. Je stelt zichzelf beschikbaar voor discussie maar dringt er niet op aan.
C. Je spreekt met je werknemers en stelt vervolgens samen met hen vast wat het gewenste gedrag ten opzichte van het kort frequente verzuim is.
D. Je ziet bewust van ingrijpen af.
-2-
Je constateert dat het korte frequente verzuim binnen je groep zichtbaar terugloopt. De werknemers melden zich nog maar sporadisch ziek. De planning verloopt nu steeds beter en de sfeer verbetert ook. Je werknemers zijn goed op de hoogte van de afspraken die gemaakt zijn over het verzuim.
A. Je gaat wat informeler en vrijer om met het team. Je blijft echter in de gaten houden of alle leden op de hoogte zijn van de afspraken en het gewenste gedrag rond verzuim.
B. Je onderneemt geen gerichte actie.
C. Je doet wat u kunt om de teamleden duidelijk te maken hoe belangrijk ze zijn als team en hoe belangrijk het is wat ze doen. En wat ze bereiken op het terrein van terugdringen van het verzuim.
D. Je blijft het team strak aansturen op de afspraken vanuit het protocol.
-3-
Je wordt geconfronteerd met een werkneemster die langdurig ziek is wegens problemen in de privé situatie. Zij sleept al lang met problemen in haar relatie. Haar partner heeft een vriendin maar wil niet scheiden. De werkneemster meldde zich in het verleden regelmatig vanwege de relationele spanningen kortdurend ziek. Ze zag het dan allemaal niet meer zitten. Meestal was ze na drie dagen dan weer terug. Er wordt door het team over geroddeld. Nu is het verzuim langduriger. De werkneemster weet niet hoe ze uit de impasse in haar relatie moet komen. Ze kampt met vage rugklachten en heftige hoofdpijnen. Ze voelt zich uitgeput.
A. Je maakt een afspraak met de werkneemster en gaat samen met haar zoeken naar mogelijke oplossingen van het relationele probleem en laat haar er een kiezen. Je staat erop dat ze een keuze maakt zodat de oorzaak van het verzuim zal verdwijnen.
B. Je laat het de werkneemster alleen oplossen (mensen moeten hun privé problemen zélf oplossen).
C. Je handelt snel en duidelijk: je geeft de instructie aan de werkneemster dat ze haar privé-situatie in orde moet brengen. Verzuim op deze basis is niet acceptabel. Ze heeft twee keuzes: Haar relatie gezond moeten maken of beëindigen of een andere baan moeten zoeken.
D. Je moedigt de werkneemster aan om aan het probleem te blijven werken en stelt jezelf beschikbaar om erover te praten.
-4-
Je team heeft te maken gehad met een ingrijpende verandering. Één van je werknemers kan in de nieuwe situatie niet goed meekomen. De nieuwe rol past hem niet. Het hoge werktempo en de grotere afstand tot de klanten/patiënten ervaart hij als demotiverend. Hij heeft het dan ook zichtbaar minder naar zijn zin en heeft dit onlangs zelf bij je gemeld. Hij was altijd een gemotiveerde werknemer die zelf goed kan inschatten wat zijn mogelijkheden zijn. Onlangs heeft hij zich ziek gemeld met spanningsklachten. Je constateert dat de werknemer een andere functie binnen of buiten je organisatie moet gaan zoeken die beter aansluit op zijn persoon. Het is niet mogelijk de huidige functie zo aan te passen dat hij wél past op de wensen van de werknemer.
A. Je wilt de werknemer wel betrekken bij het beslissingsproces rond een nieuwe functie en werkkring maar dringt er niet op aan. Als het niet van hemzelf komt, dan zorg je wel dat het van jou uit komt.
B. Je meldt de werknemer dat in uw ogen de functie niet meer bij hem past wat ook leidt tot verzuim. Dit is niet acceptabel. Je geeft strikte opdrachten aan de werknemer om een nieuwe baan te gaan zoeken onder begeleiding van een re-integratiecoach.
C. Je laat de werknemer de ruimte om zelf na te denken over wat voor functie hij binnen of buiten de organisatie zou willen vervullen en laat hem zelf een nieuwe baan te zoeken.
D. Je vraagt de werknemer naar zijn eigen mening, zijn visie op zijn toekomst en zijn wensen, maar stuurt hem strak aan op het kiezen van een nieuwe werkkring en het vinden van een baan.
-5-
Een werkneemster is met ziekteverlof en de prognose is dat ze nog wel zes maanden weg zal zijn. Ze heeft zware rugklachten en staat op een wachtlijst van drie maanden voor een herniaoperatie. De verwachte revalidatie is daarna ook nog drie maanden. De werkneemster zit lijdzaam thuis en heeft veel pijn. Ze wil best werken. Je weet dat er mogelijkheden zijn om in een ander ziekenhuis sneller geholpen te worden (binnen drie weken) en er ligt veel uitzoekwerk op de afdeling wat staand en lopend kan worden uitgevoerd.
A. Je vraagt aan de werkneemster of ze zelf iets kan bedenken om het herstel te bespoedigen of om tijdens haar wachten en revalidatie toch (iets) te kunnen werken. Je dringt aan op een helder plan maar laat met nadruk het initiatief aan haar.
B. Je vraagt de werkneemster om haar ideeën, maar zorgt ervoor dat ze in ieder geval eerder geholpen wordt (wachtlijstbemiddeling) en dat ze vervangend werk gaat doen tijdens het herstel. Je ziet erop toe dat de doelen gehaald worden.
C. Je instrueert haar om van wachtlijstbemiddeling gebruik te gaan maken. Tevens maak je een gedetailleerde afspraak met de werkneemster over het werk tijdens haar revalidatie. Je onderhoudt intensief contact met haar over de wachtlijstbemiddeling en het verloop van haar herstel.
D. Je vraagt de werkneemster om zelf na te denken over mogelijkheden tot bespoediging van herstel en vervangende arbeid, maar dringt er niet te sterk op aan. Als het niet vanuit de werknemer komt stel je jouw oplossingen voor.
-6-
Je vervangt een collega leidinggevende tijdens haar zwangerschapsverlof. In haar team bevindt zich een werkneemster die reeds lange tijd vervangend werk doet vanwege problemen met haar rug. Deze werkneemster doet nu administratieve werkzaamheden. De leidinggevende plande heel effectief de werkzaamheden voor de werkneemster en zag nauw toe op goede uitvoering. Je wilt het rendement van de werkneemster handhaven, maar wil wel iets soepeler te werk gaan.
A. Je doet wat je kunt om de betrokkenheid van de werkneemster bij het team te vergroten en haar en het team te laten voelen hoe belangrijk het team is.
B. Je benadrukt sterk het belang van het verrichten van het administratieve werk en de noodzaak dat het gebeurt in de daarvoor gestelde tijd.
C. Je grijpt bewust niet in.
D. Je betrekt de werkneemster bij de prioriteitstelling tussen de verschillende klussen en de planning, maar zorgt ervoor dat de planning gehaald wordt.
-7-
Je hebt een werkneemster die al een aantal keren is uitgevallen met vermoeidheidsklachten. Ze klaagt ook vaak over haar hoofdpijn en je weet via via dat ze thuis problemen heeft (knipperlichtrelatie en kinderen in de puberteit). Er zijn nog geen grote problemen ontstaan maar de werkneemster maakt zo nu en dan foutjes en laat steken vallen. Je denkt dat als dit zo doorgaat ze straks langdurig gaat uitvallen met psychische klachten. Je bespreekt de zaak met de werkneemster maar die geeft niet thuis: ‘bemoei je met je eigen zaken, ik doe mijn werk toch en mag een mens niet meer moe zijn tegenwoordig?’ Wat is je reactie?
A. Je geeft de werkneemster de opdracht om haar privé leven zodanig in te richten dat ze voldoende uitgerust op haar werk kan verschijnen. Je vertelt haar dat regelmatig verzuimen vanwege vermoeidheid niet normaal is en niet acceptabel is. Als hulp bied je bedrijfsmaatschappelijk werk of de psycholoog aan. Je ziet er op toe dat er een keuze gemaakt wordt en houdt iedere week kort de vinger aan de pols.
B. Door met haar te praten probeer je toch de instemming van de werkneemster te winnen om iets te veranderen in haar privé situatie. Je geeft haar zelf de mogelijkheid om hulp te zoeken als ze dat nodig acht.
C. Je geeft de werkneemster een duidelijke boodschap: ‘oké, dat zijn je eigen zaken, maar dat ik geconfronteerd word met steeds kortdurend verzuim is wel mijn zaak’. Zorg er zelf maar voor dat het niet meer voorkomt en dat het aantal fouten weer sterk afneemt. Je houdt vervolgens sterk zicht op de ontwikkeling.
D. Je probeert een conflict te vermijden. Druk uitoefenen kan haar psychische belasting alleen maar doen toenemen. Je laat de zaken zich ontwikkelen, blijft wel geïnteresseerd en meelevend (steungevend) maar blijft er verder vanaf.
-8-
Binnen je groep is een verzuim van 6% wat in vergelijking met andere afdelingen beter is dan het gemiddelde. Je zit echter nog niet op het doel van 4% en bent er niet helemaal zeker van of je het verzuim en de re-integratie wel voldoende stuurt: ‘Is wat ik doe wel genoeg?’
A. Je laat de werknemers hun gang gaan.
B. Je bespreekt de situatie met de groep en brengt de noodzakelijke veranderingen op gang om beter zicht te krijgen of je genoeg doet.
C. Je onderneemt stappen om je werknemers volgens een strak verzuimprotocol te laten werken.
D. Je gaat voorzichtig te werk om de relaties tussen jou en je groep niet door autoritair optreden te schaden.
-9-
Je krijgt de leiding over een slecht functionerende afdeling, met een verzuim van 12%. De groep spreekt elkaar niet aan op verzuim, het wordt gezien als een recht. Werknemers houden zich niet aan het verzuimprotocol en melden zich bij elkaar ziek, waarna jij pas wordt geïnformeerd. Er zijn regelmatig onduidelijke conflicten op de afdeling over allerlei onderwerpen behalve over elkaars verzuim.
A. Je laat de groep zelf haar weg vinden.
B. Je vraagt de groep wat we kunnen doen om het verzuim te verlagen en houdt rekening met hun ideeën maar zorgt ervoor, dat er maatregelen worden ingevoerd waardoor het verzuim gaat dalen.
C. Je formuleert een nieuw doel voor verzuim (6% dit jaar en 4,5% voor volgend jaar) en stelt een helder protocol op en een plan met vijf maatregelen. Je houdt nauwkeurig toezicht op de uitvoering van protocol en maatregelen.
D. Je staat inbreng vanuit de groep toe bij het formuleren van doelstellingen en maatregelen om het verzuim te verlagen, maar dringt er niet op aan.
-10-
Een van je werknemers die gewoonlijk heel goed veel verantwoordelijkheid kan dragen en weinig sturing of toezicht vereist houdt zich niet aan een recente verandering in het verzuimprotocol. Hij heeft er veel op- en aanmerkingen op. Hij meldt zich ziek zonder een nadere toelichting. Hij wil ook geen passend en vervangend werk verrichten tijdens zijn ziekteverlof.
A. Je gaat in gesprek en geeft duidelijk aan dat de regels nageleefd moeten worden en dat ziekteverlof niet vrijblijvend is. Je staat toe dat de werknemer vanuit zijn op- en aanmerkingen op het nieuwe protocol met verbetervoorstellen komt, maar dringt hier niet op aan.
B. Je legt de nieuwe afspraken nog eens duidelijk uit en houdt zorgvuldig toezicht dat de werknemer zich eraan houdt.
C. Je vermijdt een confrontatie met de werknemer, oefent geen druk uit. Je kent hem immers als een gemotiveerde en verantwoordelijke werknemer.
D. Je maakt in positieve zin gebruik van de op- en aanmerkingen van de werknemer, en verwerkt die in de huidige regels. Je zorgt er vervolgens wel voor dat de werknemer zich houdt aan de nieuwe normen.
-11-
Een werkneemster vraagt ziekteverlof aan wegens problemen aan haar ogen. Er is een grote kans dat de werkneemster geopereerd moet worden en daar zijn lange wachttijden voor. De kans is aanwezig dat de werkneemster binnen drie jaar blind wordt. Ze heeft twee kleine kinderen en een echtgenoot die (internationaal) vertegenwoordiger is en veel van huis is. De kans op langdurig verzuim en WIA-instroom is groot. De werkneemster is bang. Ze is echter wel gemotiveerd om iets te ondernemen. Ze weet niet wat en hoe.
A. Je zorgt ervoor dat de werkneemster volgens een goed omschreven plan een deel van haar werk blijft doen en snel(ler) geholpen wordt door een specialist.
B. Je betrekt de werkneemster bij het opstellen van een plan en neemt gezamenlijk besluiten. Je laat je goedkeuring blijken voor haar bijdrage en motivatie en stimuleert haar om haar angst te erkennen maar om haar door haar angst niet te laten verlammen.
C. Je bespreekt de situatie met de werkneemster (evt. samen met haar echtgenoot) en peilt de behoefte aan een plan voor herstel en re-integratie vanuit de werkgever.
D. Je vraagt een advies aan de bedrijfsarts en wacht af hoe de operatie aan de ogen gaat uitpakken.
-12-
Recente verzuimcijfers geven aan dat het kortdurende verzuim explosief is gestegen. Er is duidelijk onvrede op je afdeling en de werknemers roepen over de veel te hoge werkdruk. Er wordt ook onderling ruzie gemaakt en je hoort een aantal mensen klagen over slechte communicatie in het team en tussen jou en je team. Tot voor kort had je team een uitstekende staat van dienst. Het afgelopen jaar hebben ze harmonieus samengewerkt. Ze zijn goed op hun taken berekend.
A. Je legt je oplossing voor de gewezen moeilijkheden voor aan de werknemers en onderzoekt de noodzaak van een nieuwe werkwijze.
B. Je staat de groepsleden toe zelf oplossingen uit te werken en samen in te voeren.
C. Je grijpt snel en stevig in om te corrigeren, het verzuim gebruik je hierbij als handvat.
D. Je stelt jezelf beschikbaar voor een bespreking van de problemen, maar let er op dat je relatie met je werknemers niet wordt geschaad.
(vrij bewerkt voor verzuim management naar Paul Hersey en Kenneth H. Blanchard, ‘So You Want To Know Your Leadership Style?’, Training and Development Journal)